الدرس السادس : نظم وإجراءات الصرف من العهد المستديمة

الأصل أن يتم الصرف من الخزينة, ولكن تسهيلاً لإدارة الأعمال يتم تحديد مبلغ لكل قسم

معيناً للصرف منه لأغراض معينة.

وكلما قاربت العهدة على الانتهاء يقوم الموظف المسئول عن العهدة بتقديم المستندات الدالة على الصرف من المحاسب بالقيمة المطلوبة بعد اعتماد المصاريف حتى يعود مبلغ العهدة إلى ما كان عليه قبل الصرف.

 

صرف العهده المستديمة - موقع المحاسب

أ- ضوابط الصرف من العهدة المستديمة.

يحكم الصرف عن طريق العهدة المستديمة بالشركة النظم الآتية:-

1.  يتم التصريح بالعهدة المستديمة من المدير العام على أن يحدد التصريح الأغراض التي يتم الصرف عليها وكذا المسئول عن الموافقة على الصرف وحدوده ويجوز أن يكون هناك أكثر من شخص لديه عهدة مستديمة حسب طبيعة العمل بشرط موافقة المدير العام وتحديد أسماء المسئولين عنها.

2. أن تكون الأغراض التي يتم الصرف عليها من العهدة المستديمة ذات طبيعة عاجلة ويحدد المدير العام الحد الأقصى للصرفية الواحدة حسب طبيعة كل إدارة ولا يجوز أن يصرف من العهد على شراء أصول ثابتة أو سلف موظفين أو مكافآت أو عهد أخرى أو على قسم آخر وعامة يجب التنسيق المستمر مع المحاسب.

3. يتم تحديد مبلغ العهدة بناءً على توصية من المحاسب في ضوء متوسطات الصرف النثرية لنفس الأغراض في الفترات السابقة عن مدة أسبوع وأن يعتمد من المدير العام ويجوز أن يعاد النظر في هذا السقف إذا ما دعت الضرورة إلى ذلك.

4.   يتعين أن تكون العهدة مع شخص آخر بخلاف أمين الخزينة.

5. يتم الصرف بناءً على إذن صرف نقدي يوقع عليه من الشخص المصرح له بالموافقة عليه على أن يرفق بإذن الصرف المستندات المؤيدة للصرف وأن تكون هذه المستندات مستوفاة لكافة الشروط الشكلية المتعارف عليها في مهنة المحاسبة.

6. يتم استعاضة العهدة كلما قاربت على الانتهاء وبعد تقديم أمين العهدة لكشف الاستعاضة معتمدة من المسئول مرفقاً به أصول أذون الصرف والمستندات المؤيدة له وكذا بعد جرد المتبقي منها وإجراء المراجعة المستندية والمحاسبية وفي جميع الأحوال يلزم أن يتم تسوية العهدة في نهاية السنة المالية واستعاضتها في بداية السنة المالية التالية.

7. يتم جرد العهدة المستديمة جردا فعلياً مفاجئاً من وقت لآخر للتحقق من مطابقة الرصيد الفعلي مع الرصيد الدفتري لعهدة المصروفات النثرية بقرار من المدير العام.

ب- إجراءات الصرف من العهدة المستديمة.

      يتم الصرف عن طريق العهدة المستديمة بالشركة وفقاً للإجراءات التالية:

1. يقوم أمين العهدة بمراجعة المستندات المقدمة له للصرف من العهدة والتحقق من أنها تتفق مع النظم السابقة من حيث طبيعة البنود وحجم المصروفات.

2. في نهاية المدة المحددة للعهدة أو عندما تقترب العهدة من النفاذ يتقدم أمين العهدة بطلب استعاضة المنصرف منها، على أن يرفق مع الطلب كشف الاستعاضة ومستندات الصرف المؤيدة للمبالغ المدفوعة.

3.   يتم مراجعة كشف الاستعاضة مع مستندات الصرف بواسطة المحاسب المسئول ثم المحاسب ثم تعتمد من المدير العام.

4.   يتم صرف المستندات بعد التأشير عليها بما يفيد الصرف.

5. يصرف المبلغ لأمين العهدة المستديمة شخصياً بقيمة المبلغ المنصرف الفعلي كاستعاضة لعهدة، بحيث تبدأ الفترة التالية بنفس المبلغ الذي بدأ به.